Clase 2

¿Cómo introducir datos en mi libro de Excel? Parte 1 - Exportar datos.

 Para continuar mostraré como se ve una hoja de libro de Excel (versión 2007). Podemos observar en la imagen a continuación que aparecen todas las opciones vistas en la Clase 1 .

 

Para ingresar datos tenemos dos maneras de hacerlo: Manual, que puede resultar un poco engorroso y exportando datos de alguna base o documento que ya se tenga completo.

Manual.

Es muy fácil con solo introducir los datos en las celdas podemos completarlo. 

Exportar datos.

Debemos tener la información en otro documento que puede ser un bloc de notas, un documento Access  u otro libro de Excel. Para esta última opción  veremos más adelante la función BuscarV.

Si contáramos con un documento con información que queremos traer a nuestro libro deberemos, como primer paso, seleccionar la opción “Datos”. Allí habrá cinco (5) opciones: “Desde Access Web”, “Desde Web”, “Desde Texto”, “De otras fuentes” y “Conexiones existentes”.

En la imagen a continuación estas opciones están remarcadas en color rosa para que puedan identificarlas más fácilmente.

El siguiente paso será elegir una de las cinco opciones (va a depender en el formato en que ustedes tengan el documento) y autómaticamente se comenzará a seguir los siguientes paso. (En nuestro ejemplo estaremos trabajando con información en un documento .txt, es decir, de texto).

Una vez que seleccionamos la opción Desde Texto, aparecerá un cuadro en el cual deberemos ubicar el documento,

Seleccionamos el documento “Prueba”, y aparecerá el Asistente para importar texto, que nos guiará paso a paso para completar nuestra exportación. 

 Seleccionamos entonces la opción delimitados. 

 

Pasamos así a la segunda configuración que debemos hacer. En esta oportunidad tenemos que elegir de qué modo vamos a pedir que divida los datos que tenemos. Entonces podremos elegir entre diferentes opciones y tener también debajo una vista previa de cómo quedan los datos en las columnas.   

En este caso seleccione Tabulación, pero muchas veces, los datos están divididos por comas o por otro signo, para poder llevar a cabo este paso seleccionamos “Otro” y colocamos allí el separador /, -, *, etc. 

Para continuar, con el Paso 3, debemos seleccionar el Formato de los datos, General, Texto, Fecha y podemos elegir no importar determinada columna. 

Luego, una vez elegidas las opciones, hacemos clic en finalizar y nos aparecerá el siguiente cuadro para seleccionar en donde queremos que aparezcan los datos (yo seleccione A1, celda que se ve encuadrada) y, sino, podremos elegir la opción propiedades, donde encontraremos diferentes opciones para configurar la información que traeremos. 

Por esta clase es todo, lo ideal es que intenten ustedes con algún documento de prueba. Los pasos son sencillos y el mismo programa va dandole los pasos para que sea funcional. 

En la próxima clase veremos como traer datos de otro libro de Excel y como podemos darle formato.

Espero que le sirva.

Saludos.