Clase 3

En esta oportunidad la idea es: darle formato a la hoja de cálculo, colorear las celdas, centrarlas y dejar todo bien ordenado.

Para ello, se debe tener en cuenta que cuando se quiere dar formato a una celda o grupo de celdas, es necesario previamente seleccionarlas. Es decir si quiero colorear la celda F12 tendré que situarme exactamente allí, por otro lado, si quiero colorear desde A1 hasta A20, previamente tendré que tenerlo seleccionado.

Claro está que no solamente podemos colorear las celdas, sino que también podemos jugar con diversos recursos que nos permitirá mostrar el libro con el cual estamos trabajando de una manera más eficaz y, optimizada posible.

Al principio de este Blog les comenté cuales eran las distintas barras que podrían encontrar, básicamente la que utilizaremos en esta oportunidad será la Barra de Herramientas.

Para elegir la fuente y el tamaño de la letra podremos, seleccionar el texto (las celdas en las que está el texto y los números o símbolos). 

Podemos entonces colorear con la opción "Color de relleno", y darle formato a la fuente con "Color de fuente", podemos cambiar el tipo de letra a Mayúscula, Minúscula, Negrita e inclusive podemos darle un tamaño mayor.

Con las opciones de centrado podremos hacer que el texto quede a un lado izquiero o derecho, y también centrado. Dependiendo de que es lo que queremos mostrar y que queremos resaltar, se implementaran los cambios necesarios.

Algo interesante es la opción "Combinar y centrar" que nos permite unir una o más celdas haciendolas una. Por ejemplo puedo seleccionar desde A1 hasta A5 y hacer que se transforme en una sola celda, más grande:

 

De esta manera podemos ir seleccionando las opciones que vemos en la imagen anterior. Si queremos copiar el formato de alguna celda que nos gustó como quedo podemos utilizar el pincel y una vez que aparece en la pantalla lo pasamos por encima de la celda que queremos quede igual a esa.

 

Saludos y hasta la próxima!

Clase 2

¿Cómo introducir datos en mi libro de Excel? Parte 1 - Exportar datos.

 Para continuar mostraré como se ve una hoja de libro de Excel (versión 2007). Podemos observar en la imagen a continuación que aparecen todas las opciones vistas en la Clase 1 .

 

Para ingresar datos tenemos dos maneras de hacerlo: Manual, que puede resultar un poco engorroso y exportando datos de alguna base o documento que ya se tenga completo.

Manual.

Es muy fácil con solo introducir los datos en las celdas podemos completarlo. 

Exportar datos.

Debemos tener la información en otro documento que puede ser un bloc de notas, un documento Access  u otro libro de Excel. Para esta última opción  veremos más adelante la función BuscarV.

Si contáramos con un documento con información que queremos traer a nuestro libro deberemos, como primer paso, seleccionar la opción “Datos”. Allí habrá cinco (5) opciones: “Desde Access Web”, “Desde Web”, “Desde Texto”, “De otras fuentes” y “Conexiones existentes”.

En la imagen a continuación estas opciones están remarcadas en color rosa para que puedan identificarlas más fácilmente.

El siguiente paso será elegir una de las cinco opciones (va a depender en el formato en que ustedes tengan el documento) y autómaticamente se comenzará a seguir los siguientes paso. (En nuestro ejemplo estaremos trabajando con información en un documento .txt, es decir, de texto).

Una vez que seleccionamos la opción Desde Texto, aparecerá un cuadro en el cual deberemos ubicar el documento,

Seleccionamos el documento “Prueba”, y aparecerá el Asistente para importar texto, que nos guiará paso a paso para completar nuestra exportación. 

 Seleccionamos entonces la opción delimitados. 

 

Pasamos así a la segunda configuración que debemos hacer. En esta oportunidad tenemos que elegir de qué modo vamos a pedir que divida los datos que tenemos. Entonces podremos elegir entre diferentes opciones y tener también debajo una vista previa de cómo quedan los datos en las columnas.   

En este caso seleccione Tabulación, pero muchas veces, los datos están divididos por comas o por otro signo, para poder llevar a cabo este paso seleccionamos “Otro” y colocamos allí el separador /, -, *, etc. 

Para continuar, con el Paso 3, debemos seleccionar el Formato de los datos, General, Texto, Fecha y podemos elegir no importar determinada columna. 

Luego, una vez elegidas las opciones, hacemos clic en finalizar y nos aparecerá el siguiente cuadro para seleccionar en donde queremos que aparezcan los datos (yo seleccione A1, celda que se ve encuadrada) y, sino, podremos elegir la opción propiedades, donde encontraremos diferentes opciones para configurar la información que traeremos. 

Por esta clase es todo, lo ideal es que intenten ustedes con algún documento de prueba. Los pasos son sencillos y el mismo programa va dandole los pasos para que sea funcional. 

En la próxima clase veremos como traer datos de otro libro de Excel y como podemos darle formato.

Espero que le sirva.

Saludos.

Clase 1

Para comenzar a meternos en el mundo del Excel, creo que es importante repasar ¿Qué es una base de datos? A esta pregunta la podemos responder afirmando que es un conjunto de datos que pertenecen a un mismo grupo, que están organizados de manera sistemática. Lo que respecta al Excel, gracias al avance tecnológico y de la informática, es un documento que encontramos en formato digital.

Luego de esta breve introducción comenzaremos con el primer tema, básico. Como acceder al Excel.

El primer paso es expandir el  botón Inicio, buscar la opción “Todos los programas”, “Microsoft Office” y desde allí elegir la opción “Microsoft Office Excel 2003” (en este caso corresponde a la versión 2003). 

 

Al abrir el libro se le asignará el nombre “Libro 1”, se puede ver esto en la parte superior izquierda, para cambiarlo deberemos elegir la opción guardar.

Barras de herramientas

Debajo  del nombre del libro encontraremos las  siguientes opciones:

Este menú contiene entonces listas desplegables que se utilizaran durante toda la operación. Cuando se selecciona uno de las opciones de la figura 2 se obtendrá una lista relacionada a las acciones que se pueden realizar. Un acceso rápido a estos comando es presionando la tecla  ALT+ la letra que está subrayada, por ejemplo para desplegar la lista de Edición presionaremos ALT+E.

A continuación, se encuentra la Barra de Herramientas tradicional, que nos pone al alcance diferentes iconos que aceleraran los tiempos para ejecutar determinadas acciones por ejemplo: Diskette para Guardar, el Pincel para Copiar Formato, etc. 

La barra de herramientas de formato muestra las opciones más utilizadas para darle un estilo a la fuente, tamaño, alineación, sombreado, etc. 

 

La barra de fórmulas, es donde ingresaremos el texto o las formulas que le pediremos a Excel que ejecute. Presionando sobre  fx o a  través del menú “Insertar”, “Formula”, aparecerá escrita allí. En esta barra tenemos la posibilidad de editar lo que está escrito, sin modificar el formato que se le ha dado.

Para desplazarse dentro del libro por las distintas hojas, está la barra de etiquetas que permite haciendo clic secundario cambiar el “color de etiqueta”. en el mismo lugar nos encontramos con la barra de desplazamiento.

Esto es una primera aproximación a comenzar con el documento en el próximo post veremos ¿Cómo introducir datos en mi libro de Excel? y ¿Cómo darle formato?

Los espero.

Mundo Excel

¡Hola!

El objetivo de iniciar este blog es principalmente poder ofrecer ayuda a todos aquellos que utilizan el Excel, o no, para que encuentren las soluciones que ofrecerle la herramienta. Hoy en día es importante tener un conocimiento básico para poder optimizar el trabajo, ser eficiente y poder tener otra perspectiva, quizás podría decir más analítica.

A medida que vayamos avanzado podrán consultar cualquier duda que tengan a través del mail de contacto que estará siempre disponible. Espero que sea útil para todos, ya que me interesa poder intercambiar conocimientos con otras personas.

Agradezco que hayan llegado leyendo hasta aquí, espero verlos pronto.

Saludos.